Автоматизация систем учета на предприятии

Автоматизация систем учета на предприятии

Когда заходит речь о необходимости автоматизации управления предприятием, руководителю нужно получить ответы на три вопроса. Не зная этих ответов, сотрудникам предприятия и компании, осуществляющей внедрение, трудно выработать правильный подход к выбору системы автоматизации и стратегии ее внедрения. Что же это за вопросы?

Вопрос № 1: «кому и почему нужна автоматизация?»

Сегодня мы уже можем проанализировать статистику и знаем, что чаще всего инициатором проекта является собственник, генеральный или финансовый директор, изредка главный бухгалтер. Если проект инициирует главный бухгалтер, то это одни ожидания, если генеральный директор, то, вероятно, совсем другие. Конечно же, оптимальный вариант с точки зрения успешности проекта, когда «Заказчиком» проекта является собственник или генеральный директор. Во-первых, это вызвано тем, что чаще всего только они представляют стратегию развития предприятия и знают истинные причины автоматизации, среди которых могут быть:

  1. Переориентация на решение новых задач (выпуск новой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
  2. Проведение реформ или изменение принципов управления;
  3. Неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
  4. Подготовка предприятия к продаже (автоматизация должна увеличить рыночную стоимость).

Во-вторых, только они способны расставить приоритеты и решить любые конфликты, возникающие в ходе проекта. Также от статуса и полномочий этих людей зависит и отношение к проекту персонала предприятия. Знание ответа на первый вопрос позволяет выработать стратегию внедрения автоматизированной системы, соответствующей стратегии развития предприятия, получить представление насколько серьезным будет проект, сколько времени и сил предприятие готово на него потратить, и не «умрет» ли он сразу после начала.

Вопрос № 2: «Нужна ли именно Автоматизация?»

После того, как стало понятно, кто является инициатором и что стало главной причиной автоматизации, нужно понять — что от нее ждут?

Практика показывает, что довольно часто при помощи проектов автоматизации пытаются решить проблемы управляемости предприятия. Безусловно, современное управление трудно представить без информационных систем, но первично все-таки управление.

Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную (или имеющимися средствами автоматизации) стало невозможно (не успеваем, ошибаемся, дорого стоит персонал), то автоматизация — это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, решения принимаются без учета имеющихся данных, действия не согласованы, то, скорее всего, не сформирована сама система управления и автоматизация здесь не поможет. Поэтому, оценив ситуацию, нужно сделать вывод, решит ли автоматизация выявленные проблемы?.

Вопрос № 3: «что будем автоматизировать?»

Далее необходимо ответить на самый сложный и важный вопрос — какая конкретно деятельность будет автоматизироваться?

Для небольших компаний ответ на этот вопрос достаточно прост. Нужно всего лишь представить — какая деятельность в компании связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это бухгалтерский и налоговый учет, учет движения товарно-материальных ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы и т. п. Далее можно переходить уже непосредственно к выбору автоматизированной системы начального уровня, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не будет ограничением при дальнейшем не очень сильном росте компании.

Но для больших компаний со сложным и многогранным бизнесом такого подхода оказывается явно недостаточно. Поэтому, чтобы ответить на вопрос «Какая деятельность будет автоматизироваться?» необходимо собственно получить представление об этой самой деятельности. Для этой цели в последние несколько десятков лет в мире активно используют процессный подход, основанный на выделении и анализе бизнес-процессов, составляющих деятельность компании.

Далее проводится анализ — какие именно бизнес-процессы необходимо автоматизировать. Чтобы ответить на этот вопрос нужно понять, что именно не устраивает в текущей работе организации.

Следует отметить, что для крупных предприятий также есть ряд «общепризнанных» процессов, которые необходимо автоматизировать и с которыми, вопросов как правило не возникает.

Хороший пример — Управленческий учет.

Опция позволит оперативно получать информацию о состоянии бизнес-процессов и компании в целом. Автоматизация управленческого учета дает возможность обозначать ответственных за исполнение операций и плана работ. Вы сможете наладить отчетность, которая поможет выявлять слабые места в бизнесе.

Настраивается данный вид учета индивидуально под предприятие и его потребности. Это позволяет быстро оценивать ситуацию и принимать необходимые решения. Автоматизированный управленческий учет обеспечивает слаженную работу отделов, а как следствие – повышает продуктивность всего предприятия.

Несмотря на большой опыт, который накопили и предприятия и компании-подрядчики, до сих пор встречаются случаи неудачного внедрения систем автоматизации. Где-то не была учтена стратегия развития предприятия и проект стал просто не нужен, где-то просто поддались на уговоры продавцов и выбрали неподходящую систему.

Заказать проект